Begijnendijk-Betekom          

Tips bij het elektronisch dataverkeer                                             Bijgewerkt : 15 november 2006

                   = nieuw of vernieuwd

Wat verstaan wij onder e-mail ?

Hoe vangen wij de toenemende informatie- en documentenstroom, het kennisbeheer en de -ontwikkeling, ... op ?

Hoe elektronische post duurzaam en klantgericht archiveren ? 

Hoe bescherm je uw elektronische post ? Welke zijn de mogelijke gevaren ?

Wat u niet met e-mail kunt versturen ?

Linken

Referenties

"Intranet" is de interne toepassing van het "internet" met andere woorden "intranet" bestaat uit : e-mailverkeer, calendar, webverkeer en/of een combinatie ervan, ....

Het "Intranet" maakt enkel gebruik van interne verbindingen en dit gebeurt grotendeels buiten het openbaar telefoonnet.

Het e-mailen (= elektronische post of briefwisseling) en het browsen (= bladeren of surfen) op het intern- en world wide web (www) maakt deel uit van dit televerkeer, dat zowel intern als extern verloopt.

Elektronische post dekt volgens Peter Horsman (ref. 3) twee ladingen: het systeem dat langs elektronische weg berichten transporteert (bv. Netscape Messanger, MS Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, ... inclusief het netwerk en de computers) en de berichten zelf.

E-mail vervangt niet alleen een deel van de informele informatie, mondelinge communicatie, maar verdringt meer en meer de formele briefwisseling.

Hieronder heb ik het vooral over het bericht zelf. Net als bij de gewone post kunnen berichten verschillende vormen aannemen: van eenvoudige mededelingen tot complexe digitale documenten, die meestal als bijlage bij het bericht zijn. Deze bijlagen kunnen ook bestanden zijn die geluid of bewegende beelden bevatten.

Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Netscape Messanger, Eudora, ... zijn middelen om zowel intern als extern te communiceren.

Ervan uitgaande dat het elektronisch dataverkeer meer toekomst heeft als middel om te communiceren, te informeren, voor kennisuitwisseling, voor documentbeheer,... rond processen in een organisatie tracht ik het e-mail gebruik nader toe te lichten. Daarbij ga ik ervan uit dat u de basisbeginselen zoals berichten opstellen, samenstellen, versturen, lezen, beheren,... van het gewone berichtenverkeer onder de knie hebt.

Aan beheer van discussiegroepen dient later een afzonderlijk hoofdstuk gewijd te worden.

Bij het elektronisch dataverkeer kunnen volgende tips nuttig zijn :

• Berichten opstellen, inclusief bijlagen (zonder verwijzingen naar andere adressen)
  
  Bij het opstellen van uw bericht is het aangeraden dezelfde normen te hanteren als bij het opstellen van een gewone brief.
  U doet er best aan uw bericht na te lezen alsof u de ontvanger bent van het bericht en :
  - geef het bericht een duidelijk onderwerp, vermeldt naam en adres van de afzender en kontroleer de tekst op type- en spelfouten vóór verzending;
  - type uw tekst doorlopend in en gebruik de "enter"-toets (als zachte of als harde "return") enkel wanneer u een nieuwe alinea wil beginnen;
  - bij het gebruik van "copy" en "paste" verwijdert u best alle nutteloze "returns". Uzelf zult ze niet altijd opmerken, maar de ontvanger krijgt een onordelijk bericht binnen;
  - denk rustig na vooraleer u uw antwoord verstuurt en controleer het document en zijn bijlagen nogmaals na verzending;
  - zorg ervoor dat de bijlagen geen blanco pagina's bevatten, kijk dit vóór en na de verzending na;
  - vergewis u vooraleer te verzenden ervan dat de ontvanger van uw e-mail het bericht en zijn bijlagen kan openen en, indien nodig, eventueel verder kan bewerken;
  - negeer berichten waarin ze u vragen om het bericht aan iedereen in uw adresboek door te sturen en open geen verdachte berichten (eventueel geïnfecteerd);
  - beperk de bijlage (in Word, Excel, PowerPoint, Access, Project, Flowcharter, Acrobat (pdf), ... ) bij uw bericht, afhankelijk van de mogelijkheden van de ontvanger van uw bericht, tot maximum 2 MB. Dit komt overeen met ongeveer 520 bladzijden gewone tekst;
  - maken en / of afzeggen van afspraken kan via e-mail, maar vergewis u voor alle zekerheid via de telefoon;
  - maak regelmatig een backup van uw persoonlijk adresboek;
  - respecteer de privacy van de geadresseerden door ervoor te zorgen dat niet alle adressen kunnen bekeken worden. Dat voorkomt dat "spammers" of anderen met uw adressenbestand aan de haal gaan. Door een "blind carbon copy (bbc)" te gebruiken, ziet de ontvanger alleen zijn eigen naam;
  - weer alle anonieme "remailberichten", dit zijn berichten die door een "remailer" worden verzonden waarbij eerst alle identificatiekenmerken zijn verwijderd, zodat de afzender niet kan teruggevonden worden. Dergelijke berichten kunnen ook door zogenaamde gratis maildiensten verspreid worden zoals Hotmail, Yahoo Mail, ...De afzender kan wel uw antwoord lezen, maar u weet niet aan wie uw antwoord stuurt;
  - zorg er vooral voor dat uw berichten door de ontvangers gelezen worden, check dit desnoods. Ga vooral na of de ontvanger ook bijlagen wenst of niet.

• Elektronische handtekening.
  
  Op dit ogenblik is het gebruik van een elektronische handtekening extern de organisatie nog niet volledig (wettelijk) geregeld. Intern kan men wel afspraken maken omtrent het gebruik van een dergelijke handtekening maar van zodra men buiten de organisatie gaat met zijn handtekening dan dient dit gestaafd te worden door een erkende certificatie-instelling, die tevens door de ontvanger van uw berichten wordt erkend. De wettelijke bepalingen omtrent deze certificatieregeling zijn nog niet bekend, laat staan van toepassing.
  Op dit ogenblik is het wel mogelijk en nuttig, binnen wel bepaald omschreven processen, te experimenteren met het gebruik van de elektronische handtekening in afwachting van het wettelijk gebruik ervan in berichten met betrekking tot wel bepaalde processen naar de externe klant (e-government).
  
  Informatie omtrent de wettelijke regeling van het gebruik van de elektronische handtekening is beschikbaar :
  - Europese Unie : Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen:
  
  http://europa.eu.int/scadplus/leg/nl/lvb/l24118.htm
  
  http://europa.eu.int/comm/internal_market/en/media/sign/index.htm
  
  http://www.ict.etsi.org/
  
  - Federaal : hinderpalen met betrekking tot de informatiemaatschappij :
  
  http://www.mazfp.fgov.be/nl/modernisering/belgie/publiek/commissie_infomaat/introductie/intro.htm
  
  http://www.mazfp.fgov.be/nl/modernisering/belgie/publiek/commissie_infomaat/intro.htm
  
  http://www.belsign.be
  
  - KUL-ICRI : Digitale handtekening is de techniek die wettelijk voorzien wordt voor het waarachtig verklaren van digitale documenten. Prof. Dr. Jos Dumortier en het ICRI van de KULeuven bereiden deze mogelijkheden voor:

- KUL-ICRI : Wetsontwerp houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten (12-02-2001):  http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/papers/dutch_eng.htm  

- EDISON : pilootproject bij het departement Onderwijs voor de praktische toepassing van het elektronisch handtekening. De naam EDISON staat voor "Elektronisch Doorgeven van Informatie" tussen de Scholen en het Onderwijsdepartement".

- FEDICT (de nieuwe Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie. Elektronische identiteitskaart en elektronische handtekening BELPIC of BELgian Personal Identity Card)(mei 2001)

• Berichten samenstellen (met verwijzingen naar andere adressen al dan niet van het web).
  
  Samengestelde berichten opstellen kan op allerlei wijzen gebeuren naargelang met welke servers u verbonden bent en welke randappatuur en software u ter beschikking hebt of waarop u beroep kunt doen.
  Bij het samenstellen van berichten kan u rekening houden met volgende tips :
  - bij verwijzing in uw bericht naar een website of -pagina op het intranet of internet doet u er best aan deze website of -pagina zelf te bezoeken om te kijken of u wel de juiste verwijzing maakt én om tegelijkertijd het juiste adres (URL) te kopiëren;
  - ga desnoods na of de ontvanger alle aangehaalde websites ook kan bekijken.
  
  
• Berichten sorteren, bewaren, archiveren
  
  Ikzelf ben mijn berichten anders gaan sorteren, bewaren en archiveren. Zowel bij de inbox als sent worden submappen (thematisch, per werkgroep,...) aangemaakt waarin de berichten worden bewaard en / of gearchiveerd. Netscape Massenger, MS Outlook, ...laten zelfs toe om de inkomende berichten automatisch te laten klasseren in de submappen alhoewel dit zowel van de afzender als van de ontvanger een enorme discipline vereist bij de invulling van het onderwerp van het bericht.
Netscape bv. klasseert de berichten namelijk op basis van het trefwoord in het onderwerp. U zou dit kunnen proberen in een beperkte groep die klaar en duidelijke afspraken maakt die ook worden nageleefd. U kan ook gebruik maken van andere dan e-mailtoepassingen, de zogenaamde "collaboration" of samenwerkingstools zoals e-Room, MS Sharepoint, ... om in zogenaamde CoP's of Community of Practice (= werkgroepen op vrijwillige basis ontstaan).

• Berichten beantwoorden en doorsturen.
  
  Niets is minder ergerlijk dan berichten te ontvangen die reeds meerdere keren zijn doorgestuurd zonder dat er een meerwaarde werd aan toegevoegd. De ontvanger moet gaan zoeken wat hem werkelijk wordt bericht.
  
• Enkele tips:
  - comprimeer regelmatig uw mappen (na uitzuivering of lediging) inbox, sent, trash, draft,... . U zult merken dat bij het ledigen van bv de trash maar zonder deze map ook te comprimeren deze map vlug tientallen MB's beslaat alhoewel de inhoud leeg is.
  - ... 

Hoe elektronische post duurzaam én klantgericht archiveren ? 

Mensen in een organisatie maken, ontvangen, gebruiken en verzenden documenten om hun taken te kunnen uitvoeren. De organisatie archiveert die documenten voor later: voor verantwoording, voor allerlei opdrachten, als kennisbron,...(ref. 3)
In elk geval moet de informatie authentiek en betrouwbaar zijn. Dat stelt voor e-mail eisen aan de manier waarop de berichten gemaakt, ontvangen en verzonden worden, maar niet minder aan de wijze waarop de archivering plaats vindt. E-mail procedures, maar ook praktische zaken zoals het aanbieden van templates, kunnen medewerkers helpen op een nette en gestructureerde manier berichten te maken, die voor formele communicatie geschikt zijn. Elektronische handtekeningen kunnen de betrouwbaarheid van de berichten verhogen. Medewerkers zijn in de eerste plaats verantwoordelijk voor de kwaliteit van documenten, maar de leidinggevenden kunnen hen daarbij wel helpen.
Een e-mail kan, zolang het bewaard wordt, als bewijsmateriaal dienen van het handelen en kan inzicht geven in het functioneren van een organisatie.

De groei naar een volwaardige elektronische overheid ten dienste van de belanghebbenden (burgers, organisaties, ...) verloopt volgens volgende groeipaden (ref. 4 blz. 199) :

• van elektronische informatieverstrekking >>> interactie >>> transactie;
• van een elektronisch productgeoriënteerd loket >>> een procesgeoriënteerd overheidsloket >>> een vraaggericht elektronisch loket;
• van organisatiegebonden websites >>> portaalsites >>> "community" websites

Communities kunnen gebaseerd zijn op de dienstverlening in een bepaalde sector (bv. verkeer en vervoer, milieu, ...), rondom projecten, op geografische indeling, ... . Hierbij horen het houden van discussies, nieuwsverspreiding, beheren van documenten, ...

Duurzame documentmanagementsystemen moeten toelaten onze mailberichten (lees briefwisseling) te archiveren. Een archiefsysteem is volgens de ISO 15489 standaard "An information system which captures, manages and provides access to records through time". Belangrijk is "through time", wat betekent "in elk stadium van het proces". De ISO 15489 stelt daartoe eisen in termen van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit (onomkoopbaarheid, rechtschapenheid) en bruikbaarheid.

Bij het ontwikkelen van een (archief en / of document management) systeem komen volgende vragen aan bod :

- wat dient gearchiveerd te worden ? 
- wanneer is een document formeel ?
- wie archiveert : 
    - de opsteller / ontvanger van het bericht ?
    - de afdeling en / of individuele persoon in een postbus van de afdeling en / of een persoonlijke postbus ?
    - de digitale informatieverwerker ?
    - ...
- hoe worden de documenten gearchiveerd :
    - per beleidsdomein of -veld ?
    - per proces ?
    - per groep van belanghebbenden ?
    - ...

Horsman (ref. 3) stelt een methode voor met het oog op een beleidsbepaling "Archivering van elektronische post" bestaande uit drie modules (zie onderstaand schema):

1. analyse van de huidige situatie
   - stap 1: wat is het e-mail beleid
   - stap 2: bepaal het archiefbeleid
   - stap 3: zoek partners, zoek belanghebbenden
   
2. beschrijving van de gewenste situatie op langere en middellange termijn
   - stap 4: vaststellen van selectiecriteria
   - stap 5: keuze van opslag
   - stap 6: bepalen van metadata (beschrijving van de data)
   - stap 7: bepaal wijze van ordenen n klasseren
   - stap 8: formuleren van voorlopig beleid
   
3. bepalen van de weg hoe de gewenste situatie bereikt moet worden maw stel een procedure op
   - stap 9: inname van berichten
   - stap 10: klasseren
   - stap 11: dossiervorming
   - stap 12: toegankelijkheid
   - stap 13: lange termijn bewaring en voortschrijdende selectie
   - stap 14: toetsing van het beleid (cyclisch proces : terug naar stap 1) 

Interessante linken mbt digitale archivering:

• NARA (National Archives and Records Administration in de Verenigde Staten)
• RAD (Rijksarchiefdienst in Nederland) en digitale duurzaamheid
• KB (Koninklijke Bibliotheek in Nederland)
• DAVID (Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten)

De bestaande wetgeving omtrent de digitale archivering van documenten ?

• Rijksarchief 

• een bekende elektronische vorm van versleuteling (codering) is encryptie, met een onderscheid tussen symmetrische en asymmetrische encryptie. Bij symmetrische encryptie gebruikt de afzender en ontvanger dezelfde sleutel en dezelfde ontcijferaar. Bij asymmetrische daarentegen gebruikt de zender een eigen geheime sleutel en de ontvanger ontcijfert het bericht met een publieke sleutel. Een certificatieverlener (TTP = Trusted Third Party) vermeldt deze publieke sleutel in een elektronisch certificaat en ondertekent digitaal. Hierbij is er een Registration Authority (RA) die de gebruiker identificeert en voor authentiek verklaart en een Certification Authority (CA) die de certificatie uitgeeft waarmee digitale handtekeningen kunnen worden geverifieerd en de berichten ontsleuteld (ref. 5 en het ICRI)

• bij het doorsturen van e-mails, al dan niet op vraag van de afzender, kan de afzender de commentaar die u toevoegt aan de doorgezonden mail zogenaamd "luistervinken". De afzender doet dit door het toevoegen van afluistercode aan zijn e-mail. Ook wanneer u het oorspronkelijk bericht met een "beantwoorden of doorsturen" verzendt krijgt de oorspronkelijke afzender de inhoud van het bericht via het script toegezonden.
  Suggestie : desactiveer Javascript in uw e-mailprogramma (LET OP : bepaalde functionaliteiten van uw browser zullen niet langer functioneren bv zoals deze markeringen worden niet langer weergegeven)

• onderscheid tussen een digitaal en een elektronische handtekening

Wat u niet met e-mail kunt versturen ?

Sneller dan met e-mail krijgt u uw schriftelijke boodschappen niet ter bestemming.

Internationale koerierdiensten zijn :
- EMS-Taxipost;
- DHL;
- Day by Day;
- ABX Logistics;
- UPS;
- New Poney Express;
- Federal Express;
- ...

Referenties 

1. "Richtlijn voor de archivering van e-mail". Drs. H.A.Hokke. Tijdschrift Od oktober 1999 blz. 353
2. "Duurzame documentinformatiesystemen" mr.K.A.M.Duijvelaar. Tijdschrift Od februari 2001 blz. 42
3. "Archivering van elektronische post. Methoden, meningen en alternatieven" Peter Horsman, Archiefschool te Amsterdam,  Nederland. Dit document is opgesteld in opdracht van het Nederlands Ministerie van Binnenlandse Zaken)

4. Ketenmanagement in de publieke sector. Hein van Duivenboden, Mark van Twist, Maarten Veldhuizen en Roel in 't Veld. 2000. Uitgeverij Lemma BV te Utrecht. ISBN 90-5189-875-4

5. Elektronisch corresponderen. Harrie Lamers. Wageningen Universiteit.

6. Omzendbrief minister Sauwens van 20 april 2001: Voorschriften voor het e-mail-, intranet- en internetgebruik.

7. "Tips voor verzorgd e-mail gebruik". Nieuwsbrief LIN. Nummer 25 van 30 juni 2001 blz 18

8. "Naar een verantwoorde archivering van e-mail". Programmabureau Digitale Duurzaamheid. Verslag van het symposium over de invoering, het gebruik en de archivering van e-mail in (overheids)organisaties. Dr. Bart van den Hooff en drs. Albert Meijer. 15 januari 1998. ISBN 90-71703-18-5

Linken

• FEDICT (de nieuwe Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie. Elektronische identiteitskaart en elektronische handtekening BELPIC of BELgian Personal Identity Card) (mei 2001)
• BELPIC (Belgian Personal Identity Card op de website van de nieuwe federale dienst FEDICT. mei 2001)
• Telcobel (Site van de Federale Minister bevoegd voor Telecommunicatie met tips voor beveiliging)
• BIPT (Belgisch Instituut voor Post en Telecommunicatie, met informatie o. a. de wetgeving, over virussen, hoe uw mails veilig versturen,...)
• Privacy (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer)
• Digitale handtekening (Educatieve site van GlobalSign)
• Elektronische handtekening met een LCI-SMARTpen
• Globalsign.com (o.a. mbt digitale certificaten)
• Globalsign.net (o.a. mbt digitale certificaten)
• Globalsign.be (Digitaal handtekening. Belgische Kamer Handel en Nijverheid + Netvision)
• Belsign (België keurt regeling digitale handtekening goed)
• Verisign (o.a. mbt digitale certificaten)
• RSASecurity (o.a. mbt digitale certificaten)
• Digitale certificaten (voor onbevoegden onleesbare e-mail) en digitale handtekeningen)
• KUL-ICRI (Wetgeving ivm elektronische handtekening,...)
• EU (Europese Richtlijn 1999/93/EG van 13 december 1999 ivm elektronische handtekening)

• Europese Unie (Gegevensbescherming. Dialoog met burgers en ondernemingen)

• Europhone (Contactpunt voor burgers en ondernemingen. Belgische Dienst voor Buitenlandse Handel)

• Ibiztips (Allerlei tips voor beter e-mail. Gratis abonnement op Nieuwsbrief)
• Webfoot (o.a. richtlijnen voor effectief e-mail)
• Privacyfoundation (Informatie mbt hoe u het luistervinken van uw e-mails kan beletten)

• e-mail.pagina (Portaal ivm e-mail)
• Formmail (Aanmaken van een e-mailformulier voor uw site)
• Freedback (Aanmaken van een e-mailformulier voor uw site)
• Responce-o-matic (Aanmaken van een e-mailformulier voor uw site)

• Microsoft (Waar u de browser Internet Explorer en Outlook als e-mailtoepassing kan afladen)
• e-Backup (Voor Outlook-gebruikers: maken van backups van uw mailfolders en systeeminstellingen)
• Eudora (Waar u de e-mailtoepassing Eudora kan afladen)
• Mozilla (Waar u de e-mailtoepassing Thunderbird kan afladen)
• Backdora (Voor eudora-gebruikers: maken van backups van uw mailfolders en systeeminstellingen)
• Yahoo People Search (Zoeken van e-mail adressen)
• WhoWhere (Zoeken van e-mail adressen)
• Bigfoot (Zoeken van e-mail adressen)
• InternetAddressFinder (Zoeken van e-mail adressen)
• World e-mail Directory (Zoeken van e-mail adressen)
• Activenames (Toepassing die u erop attent maakt op gewijzigde e-mailadressen)
• Switchboard (Zoeken van e-mail adressen, enkel in de VS)
• Twigger (Uw e-mailberichten probleemloos lezen, waar u ook bent)

• FilePool (Software om grote bestanden als bijlage te mailen)
• Twigger (Uw e-mailberichten probleemloos lezen, waar u ook bent)
• MaxSplitter (Gratis te downloaden. Om grote bestanden in stukken op te splitsen zodat u dit op diskettes van 1,4 MB wil opslaan of als u dit efficiënt wil doormailen)

• Spamfree (Speciale dienst om gebruikers te helpen bij het tegengaan van junkmail)

• Ministerie Binnenlandse Zaken in Nederland. Programma digitale duurzaamheid of digiduur.
• Milieuwinst (Internetsite OVAM, STIP en EMIS. Ga naar >>> opties >>> kantoor)

• STIP (Steunpunt en Informatiecentrum Preventie Afval)

• DVO (De Vlaamse Ondernemer. Informatiekrant) en de ICT-reeksen van i-Tel (Telecommagazine voor KMO's)

• Isabel (o.a. een uitgebreid gamma oplossingen voor eBusiness en eBanking)
• Belgacom E-trust 
• Assured Office (E-lock)
• Postbox (Site van "De Post"met o.a. Postbox™ is de nieuwe standaard voor elektronische correspondentie, beschikbaar vanaf de herfst 2001)
• OnSign
• E-token (met o.a. een zeer uitgebreid glossarium)
• Rosetta
• iKey2000