Begijnendijk-Betekom          

Tips bij het elektronisch dataverkeer                                             Bijgewerkt : 15 november 2006

                   = nieuw of vernieuwd

Wat verstaan wij onder e-mail ?

Welke toepassing gebruiken wij hiervoor ?

Hoe vangen wij de toenemende informatie- en documentenstroom, het kennisbeheer en de -ontwikkeling, ... op ?

Hoe elektronische post duurzaam en klantgericht archiveren

Hoe bescherm je uw elektronische post ? Welke zijn de mogelijke gevaren ?

Wat u niet met e-mail kunt versturen ?

Linken

Referenties


Wat verstaan wij onder e-mail ?

"Intranet" is de interne toepassing van het "internet" met andere woorden "intranet" bestaat uit : e-mailverkeer, calendar, webverkeer en/of een combinatie ervan, ....

Het "Intranet" maakt enkel gebruik van interne verbindingen en dit gebeurt grotendeels buiten het openbaar telefoonnet.

Het e-mailen (= elektronische post of briefwisseling) en het browsen (= bladeren of surfen) op het intern- en world wide web (www) maakt deel uit van dit televerkeer, dat zowel intern als extern verloopt.

Elektronische post dekt volgens Peter Horsman (ref. 3) twee ladingen: het systeem dat langs elektronische weg berichten transporteert (bv. Netscape Messanger, MS Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, ... inclusief het netwerk en de computers) en de berichten zelf.

E-mail vervangt niet alleen een deel van de informele informatie, mondelinge communicatie, maar verdringt meer en meer de formele briefwisseling.

Hieronder heb ik het vooral over het bericht zelf. Net als bij de gewone post kunnen berichten verschillende vormen aannemen: van eenvoudige mededelingen tot complexe digitale documenten, die meestal als bijlage bij het bericht zijn. Deze bijlagen kunnen ook bestanden zijn die geluid of bewegende beelden bevatten.


Welke toepassing kan men hiervoor gebruiken ?

Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Netscape Messanger, Eudora, ... zijn middelen om zowel intern als extern te communiceren.


Hoe vangen wij de toenemende informatie- en documentenstroom, het kennisbeheer en de -ontwikkeling, ... op :
door verhoging / optimalisatie van het elektronisch dataverkeer en/of papierverbruik, ... andere vormen van communicatie ?

Ervan uitgaande dat het elektronisch dataverkeer meer toekomst heeft als middel om te communiceren, te informeren, voor kennisuitwisseling, voor documentbeheer,... rond processen in een organisatie tracht ik het e-mail gebruik nader toe te lichten. Daarbij ga ik ervan uit dat u de basisbeginselen zoals berichten opstellen, samenstellen, versturen, lezen, beheren,... van het gewone berichtenverkeer onder de knie hebt.

Aan beheer van discussiegroepen dient later een afzonderlijk hoofdstuk gewijd te worden.

Bij het elektronisch dataverkeer kunnen volgende tips nuttig zijn :

 

- KUL-ICRI : Wetsontwerp houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten (12-02-2001):  http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/papers/dutch_eng.htm  

- EDISON : pilootproject bij het departement Onderwijs voor de praktische toepassing van het elektronisch handtekening. De naam EDISON staat voor "Elektronisch Doorgeven van Informatie" tussen de Scholen en het Onderwijsdepartement".

- FEDICT (de nieuwe Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie. Elektronische identiteitskaart en elektronische handtekening BELPIC of BELgian Personal Identity Card)(mei 2001)

Hoe elektronische post duurzaam ťn klantgericht archiveren ? 

Mensen in een organisatie maken, ontvangen, gebruiken en verzenden documenten om hun taken te kunnen uitvoeren. De organisatie archiveert die documenten voor later: voor verantwoording, voor allerlei opdrachten, als kennisbron,...(ref. 3)
In elk geval moet de informatie authentiek en betrouwbaar zijn. Dat stelt voor e-mail eisen aan de manier waarop de berichten gemaakt, ontvangen en verzonden worden, maar niet minder aan de wijze waarop de archivering plaats vindt. E-mail procedures, maar ook praktische zaken zoals het aanbieden van templates, kunnen medewerkers helpen op een nette en gestructureerde manier berichten te maken, die voor formele communicatie geschikt zijn. Elektronische handtekeningen kunnen de betrouwbaarheid van de berichten verhogen. Medewerkers zijn in de eerste plaats verantwoordelijk voor de kwaliteit van documenten, maar de leidinggevenden kunnen hen daarbij wel helpen.

Een e-mail kan, zolang het bewaard wordt, als bewijsmateriaal dienen van het handelen en kan inzicht geven in het functioneren van een organisatie.

De groei naar een volwaardige elektronische overheid ten dienste van de belanghebbenden (burgers, organisaties, ...) verloopt volgens volgende groeipaden (ref. 4 blz. 199) :

Communities kunnen gebaseerd zijn op de dienstverlening in een bepaalde sector (bv. verkeer en vervoer, milieu, ...), rondom projecten, op geografische indeling, ... . Hierbij horen het houden van discussies, nieuwsverspreiding, beheren van documenten, ...

Duurzame documentmanagementsystemen moeten toelaten onze mailberichten (lees briefwisseling) te archiveren. Een archiefsysteem is volgens de ISO 15489 standaard "An information system which captures, manages and provides access to records through time". Belangrijk is "through time", wat betekent "in elk stadium van het proces". De ISO 15489 stelt daartoe eisen in termen van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit (onomkoopbaarheid, rechtschapenheid) en bruikbaarheid.

Bij het ontwikkelen van een (archief en / of document management) systeem komen volgende vragen aan bod :

- wat dient gearchiveerd te worden ? 
- wanneer is een document formeel ?
- wie archiveert : 
   
- de opsteller / ontvanger van het bericht ?
    - de afdeling en / of individuele persoon in een postbus van de afdeling en / of een persoonlijke postbus ?
    - de digitale informatieverwerker ?
    - ...
- hoe worden de documenten gearchiveerd :
    - per beleidsdomein of -veld ?
    - per proces ?
    - per groep van belanghebbenden ?
    - ...

Horsman (ref. 3) stelt een methode voor met het oog op een beleidsbepaling "Archivering van elektronische post" bestaande uit drie modules (zie onderstaand schema):

  1. analyse van de huidige situatie
    - stap 1: wat is het e-mail beleid
    - stap 2: bepaal het archiefbeleid
    - stap 3: zoek partners, zoek belanghebbenden
  2. beschrijving van de gewenste situatie op langere en middellange termijn
    - stap 4: vaststellen van selectiecriteria
    - stap 5: keuze van opslag
    - stap 6: bepalen van metadata (beschrijving van de data)
    - stap 7: bepaal wijze van ordenen n klasseren
    - stap 8: formuleren van voorlopig beleid
  3. bepalen van de weg hoe de gewenste situatie bereikt moet worden maw stel een procedure op
    - stap 9: inname van berichten
    - stap 10: klasseren
    - stap 11: dossiervorming
    - stap 12: toegankelijkheid
    - stap 13: lange termijn bewaring en voortschrijdende selectie
    - stap 14: toetsing van het beleid (cyclisch proces : terug naar stap 1) 

Interessante linken mbt digitale archivering:

De bestaande wetgeving omtrent de digitale archivering van documenten ?


Hoe bescherm je uw elektronische post ? Welke zijn de mogelijke gevaren ?


Wat u niet met e-mail kunt versturen ?

Sneller dan met e-mail krijgt u uw schriftelijke boodschappen niet ter bestemming.

Internationale koerierdiensten zijn :
- EMS-Taxipost;
- DHL;
- Day by Day;
- ABX Logistics;
- UPS;
- New Poney Express;
- Federal Express;
- ...


Referenties 

  1. "Richtlijn voor de archivering van e-mail". Drs. H.A.Hokke. Tijdschrift Od oktober 1999 blz. 353
  2. "Duurzame documentinformatiesystemen" mr.K.A.M.Duijvelaar. Tijdschrift Od februari 2001 blz. 42
  3. "Archivering van elektronische post. Methoden, meningen en alternatieven" Peter Horsman, Archiefschool te Amsterdam,  Nederland. Dit document is opgesteld in opdracht van het Nederlands Ministerie van Binnenlandse Zaken)
  4. Ketenmanagement in de publieke sector. Hein van Duivenboden, Mark van Twist, Maarten Veldhuizen en Roel in 't Veld. 2000. Uitgeverij Lemma BV te Utrecht. ISBN 90-5189-875-4

  5. Elektronisch corresponderen. Harrie Lamers. Wageningen Universiteit.

  6. Omzendbrief minister Sauwens van 20 april 2001: Voorschriften voor het e-mail-, intranet- en internetgebruik.

  7. "Tips voor verzorgd e-mail gebruik". Nieuwsbrief LIN. Nummer 25 van 30 juni 2001 blz 18

  8. "Naar een verantwoorde archivering van e-mail". Programmabureau Digitale Duurzaamheid. Verslag van het symposium over de invoering, het gebruik en de archivering van e-mail in (overheids)organisaties. Dr. Bart van den Hooff en drs. Albert Meijer. 15 januari 1998. ISBN 90-71703-18-5


Linken


 ©  Louis Wauters


EXTRA.GIF (2132 bytes)