documenten in functie van uw boekhouding en wettelijke verplichtingen.

   

   

ALGEMEEN

   

Als u met uitgaande facturen werkt moet u op volgende zaken letten:

Deze moeten volgende verplichte gegevens hebben; uw naam en adres, uw handelsregister nr., uw BTW nr. en het nr. van uw financiële rekening. (zie “verplichte vermeldingen van een factuur”)

Daarbij moet het document gedateerd zijn, de vermelding “factuur” hebben en een factuurnummer die chronologisch opvolgt.

De naam, het adres en de BTW nr.van de klant, moeten vermeld zijn.

Wat betreft het BTW nr. moet er ALTIJD vermeld worden;

-indien de klant wel BTW plichtige is, zijn BTW nr.

-indien de klant een particulier is, “Particulier” of “Geen”,

-indien de klant wel BTW plichtige is, doch de BTW nr. in aanvraag, “In aanvraag”.

Het BTW nr. van de klant is zeer belangrijk, daar op het einde van het kalenderjaar een lijst dient ingediend te worden van alle BTW plichtige afnemers. (Jaarlijkse BTW listing afnemers).

Bij ontbrekende BTW nrs. moeten eind van het jaar betreffende klanten gecontacteerd worden i.v.m. hun BTW nr.  Het is ook belangrijk een uitgaande factuur op te maken op naam van de rechtspersoon - de BVBA of de NV - en niet op de exploitatienaam of de naam op het uithangbord (dikwijls de winkelnaam).

   

De drie voornaamste dagboeken zijn:

1.  Aankoopdagboek

2.  Verkoopdagboek

3.  Financiële dagboeken (bank en kas)

Er zijn nog dagboeken maar deze zijn de drie waar u het meest mee te maken zult hebben.

 

 

In het aankoopdagboek worden uw aankoopfacturen ingeschreven en geventileerd in hun kostensoort of andere (grootboek) rekening.

Van uw aankopen mag de BTW afgetrokken worden in die mate de BTW wetgeving toelaat.

Er kan ook enkel BTW afgetrokken worden indien het een reglementaire factuur betreft. (zie boven bij uitgaande facturen).

Daarom, vraag bij voorkeur een factuur aan het benzinestation waar u regelmatig gaat tanken, en geen kasticket.

Bij aankopen buiten de EEG; voeg steeds het invoerdocument bij de factuur!

Fotokopijen of dubbels van inkomende facturen mogen niet geboekt worden.

Bij verkopen buiten de EEG; voeg steeds het uitvoerdocument bij de factuur!.

Als er personeel in dienst is, de loonstaten van het sociaal secretariaat steeds meegeven.

   

HET VOORBEREIDEND WERK

Al de inkomende facturen worden chronologisch (= datum van aankomst) in een farde geklasseerd. Voor de facturen welke nog betaald moeten worden wordt onmiddellijk een overschrijvingsborderel gemaakt, met de uit te voeren datum bovenaan.  De borderels worden ook chronologisch geklasseerd zodat u steeds kan zien welke betalingen u te doen hebt.  Creditnota’s worden apart - of achter een scheiding in de farde geklasseerd, en duidelijk gemerkt dat dit een creditnota betreft met b.v. een fluor stift.De facturen betreffende handelsgoederen (kunnen ook diensten zijn) of m.a.w. de facturen van goederen of diensten aangekocht voor verkoop, worden gemerkt met een “H”. 

Uitgaande facturen en creditnota’s worden op dezelfde wijze geklasseerd.

Indien dit klassement dag voor dag gebeurt, blijft dit steeds overzichtelijk.

   

Voor de persoonlijke zaken: ook al eens eenmanszaken genoemd,

Er zijn twee mogelijkheden,

1) Of uw inkomsten worden verworven via kontante verkopen, een kas genoemd, en dan moet op volgende zaken gelet worden;

-werkt men met een kasregister is men verplicht de kassarollen bij te houden en uw dagontvangsten per BTW % in te schrijven.  Dit mag per dag geglobaliseerd worden, en inclusief BTW. (zie voorbeeld).

Bij voorkeur kan een dubbel bladig boek gebruikt worden, daar in principe dit boek steeds in de exploitatie moet aanwezig zijn. Dit boek is een dagontvangstenboek.

 

2) Indien u uw klanten factureert dan worden de facturen reglementair opgesteld, zoals hierboven beschreven en opgenomen in een uitgaand facturenboek.  Op een uitgaande factuur moet steeds vermeld worden: (zie ook” verplichte vermeldingen van een factuur”)

1.  Wat verkocht wordt.

2.  Aan welke prijs zonder BTW.

3.  Welk BTW tarief van toepassing is.

4.  Het bedrag van de BTW.

5.  Het te betalen bedrag.

Verder is het aangeraden verkoopsvoorwaarden op uw factuur te vermelden.

Daar bij een persoonlijke zaak, geen financiële dagboeken worden geboekt, mag men niet vergeten de bankuittreksel waar kosten op geboekt zijn van zakelijke aard, zoals debetrente, dossierkosten, verzekering, wisselkosten, enz.. bij de facturen te voegen.

Een nota met het bedrag van de betaalde huur vermijdt ook dikwijls problemen.

   

   

   

     

Voor de vennootschappen:

Voor de vennootschappen gelden dezelfde regels als voor een persoonlijke zaak, met deze uitbreiding ervan dat de financiële dagboeken ook geboekt moeten worden.

Het houden van een kasboek:

In dit geval spreken wij over een kasboek, waarvan onderaan  voorbeeld van inschrijven te vinden is. Een kasboek vermeld alle verrichtingen van het geld dat in een bepaalde kas zit.

Het best wordt een dubbel bladig kasboek gebruikt, zodat op het eind van het kwartaal het bovenste blad uitgescheurd wordt, en de kasboek steeds in de exploitatie kan blijven.  (= verplicht)

De gelden die in een kas (of bank) komen kunnen als volgt ingedeeld worden:

·        Transferten (van een ander financieel dagboek - kas of bank).

·        Storting van eigen geld van een aandeelhouder of zaakvoerder.

·        Betaling van een klant van een factuur.

·        Een kontante verkoop (zonder factuur).

   

De gelden die uit een kas (of bank) gaan kunnen als volgt ingedeeld worden:

·        Transferten (zie boven).

·        Opname van gelden voor een aandeelhouder of zaakvoerder.

·        Betaling van een factuur van een leverancier.

·        Betaling van kosten zonder factuur - met kasticket of ander bewijs, of lonen. (BTW is niet aftrekbaar)

 

Gebruik bij het inschrijven van een kasboek steeds de code “K” of “L” als het ontvangsten of betalingen betreft van een factuur.

Schrijf deze ook steeds in met de naam vermeld op de factuur. De kastickets welke uw uitgaven verantwoorden worden aan betreffend blad geniet.

  

Het klasseren van de bankuittreksels:

Bij ontvangst van de bankuittreksels van de bank moeten deze geklasseerd worden volgens nr.  Achter elk uittreksel wordt de verklaring van elke verrichting geklasseerd.  Deze

verklaring kan een bijgevoegd document zijn van de bank, het dubbel van de overschrijvingsborderel, het dubbel van een cheque, eventueel het kasticket van onkosten of het restaurantbonnetje van een zakendiner.  Bij overschrijvingen is het belangrijk de naam te gebruiken welke op de factuur staat.  Cheques aan toonder of bij Eurocheques wordt op het bankuittreksel geschreven waarvoor het geld is uitbetaald.

  

Bij inkomende gelden van b.v. klanten moet ook de naam van de gefactureerde klant vermeld worden.  Het valt soms voor dat Mr. Janssens, zaakvoerder van de b.v.b.a. Peeters een factuur betaald aan u, van zijn persoonlijke rekening.  In dit geval vermeld u op het bankuittreksel, waar het bedrag binnenkomt, de naam “Peeters”.  Voor een juiste denkrichting in deze verklaringen verwijzen wij naar de uitleg bij het kasboek.

  

Alle contracten i.v.m. leningen, leasing, e.a. moeten geboekt worden.

   

   

TOT BESLUIT:

Voor de verwerking van de BTW boekhouding voor de kwartaalaangevers, dienen volgende documenten elk kwartaal voorbereid en overgedragen te worden;

-         aankoopfacturen

-         verkoopfacturen

-         dagontvangstenboek of kasboek met geregistreerde verkopen en kastickets of andere bewijzen van uitgaven gehecht aan het blad waar de uitgave vermeld is.

-         De bankuittreksels (enkel voor vennootschappen)

-         documenten sociaal secretariaat

-         Alle correspondentie van het BTW kantoor (BTW rekeninguittreksels).  De BTW overschrijvingsformulieren kunnen best bij u blijven

-         Documenten van nieuwe leningen, en of leasingen

     

   

   

   

VOORBEELD KASBOEK                   Voor vennootschappen

 

  !

!    KASBOEK  maand januari      BVBA ..............

  !-----------------------------------------------------------

  !     !                  !Verk  !Verk  !      !      !

  ! Dat !Omschrijving      !6%    !21%   ! IN   !UIT   ! saldo

  !-----!------------------!------!------!------!------!------

  !01/01!Kontante verkopen !  1500! 25640!      !      !

  !     !A:postzegels    * !      !      !      !  1500!

  !     !A:herstelling   * !      !      !      !  3260!

  !     !R/C zaakvoerder   !      !      !      !  7500!

  !     !Transfert nr bank !      !      !      ! 14000!   880

  !02/01!R/C zaakvoerder   !      !      !  3000!      !

  !     !Kontante verkopen !  3200! 28910!      !      !

  !     !Transfer vn bank  !      !      ! 10000!      !

  !     !L:PEETERS NV      !      !      !      ! 32000! 13990

  !06/01!Kontante verkopen !      ! 13200!      !      !

  !     !K:JANSSENS        !      !      !  6200!      !

  !     !Transfert nr bank !      !      !      ! 26000!  7390

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !

  !     !                  !      !      !      !      !