Verplichte vermeldingen op de factuur

 

Opsomming

Zowel de originele factuur als het dubbeltje ervan, dienen verplicht de volgende vermeldingen te bevatten:

§      datum en volgnummer

§      naam, adres, handelsregister en BTW nummer van uzelf  

§      naam, adres en BTW nummer van de klant

§      omschrijving van de handeling

§      datum van levering van de goederen

§      maatstaf van heffing

§      BTW-tarief en BTW bedrag

§      eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en aangerekende voorschotten)

§      verwijzingen naar de BTW wetgeving ingeval van vrijstelling van BTW

Het is belangrijk dat al deze vermeldingen op de factuur staan.  Sancties bij niet-naleving zijn voorzien

 

Verduidelijkingen

Volgnummer

De verkoopfacturen worden niet genummerd.

Het is best om elk boekjaar een nieuwe nummering te starten.  De eerste factuur van 2001 draagt dan bijvoorbeeld het nummer 2001/001, de tweede factuur 2001/002, enz.  Alle uitgaande facturen moeten doorlopend genummerd worden.

Uw identiteit

Niet alleen op de originele factuur die u bezorgt aan de klant maar ook op het dubbel van de factuur dat wordt bewaard voor uw eigen boekhouding, moeten de volgende gegevens worden vermeld:

§      de volledige benaming van de vennootschap of eenmanszaak;

§      de maatschappelijke zetel van de vennootschap of eenmanszaak;

§      handelsregisternummer (HR Antwerpen xxx.xxx)[1];

§      BTW nummer (BTW BE xxx.xxx.xxx)[2]:

§      in voorkomend geval registratienummer

 

Identiteit van de klant

De volgende gegevens van de klant moeten op de factuur staan:

§      volledige benaming

§      adres

§      BTW-nummer

Wat buitenlandse klanten betreft, moet inzonderheid de juistheid van het BTW-nummer worden nagegaan.

 

Omschrijving van de handeling

Op de factuur moeten de geleverde goederen en/of gepresteerde diensten worden beschreven.

De mededeling ‘voor gepresteerde diensten’ zonder verdere specificaties, is in principe onvoldoende.

 

Datum van levering

In het geval er goederen worden geleverd moet de leveringsdatum vermeld worden.

 

Maatstaf van heffing en BTW-bedrag

De maatstaf van heffing is het bedrag exclusief BTW en dus de basis waarop de BTW wordt berekend.

De verschuldigde BTW dient apart te worden weergegeven.

Tevens moet het totaal bedrag inclusief BTW worden vermeld.

 

Verwijzingen naar de BTW wetgeving

Eventuele vrijstelling van BTW dient apart op de factuur te worden vermeld.

 

Sanctie       (Terug naar boven)

Bij het niet vermelden van de verplichte mededelingen, kunnen de volgende sancties worden opgelegd.

 

Voor de klant

In principe kan de klant geen BTW aftrekken van facturen die niet reglementair werden opgesteld.

 

Voor uzelf

Het ontbreken van of onjuistheden in de vermeldingen aan te brengen op facturen kan aanleiding geven tot een boete die gelijk is aan 100 procent van de op de gefactureerde handelingen verschuldigde BTW.

Daarnaast voorziet het wetboek in een boete van 2.000 BEF per onregelmatig uitgeschreven factuur.

 

Opmerking:     

Thans is er geen sprake van een klopjacht vanwege de BTW administratie op foutief opgestelde facturen.  Niettemin kan het een eenvoudig instrument zijn om de belastingplichtige bij de kraag te grijpen.  De vraag kan worden gesteld of het eenvoudig aanpassen van de lay-out van de factuur (dit kan gemakkelijk via een spreadsheet in Excel) niet opweegt tegenover de mogelijke financiële gevolgen van onregelmatig opgestelde facturen die aardig kunnen oplopen.