Heemkundige kring De Roede van Tielt vzw
Privacyverklaring Heemkundige kring De Roede van Tielt vzw
Heemkundige kring De Roede van Tielt vzw is een vereniging die zich focust op de geschiedenis van de stad Tielt en de gemeenten van de historische ‘Roede van Tielt’. De maatschappelijke zetel is gevestigd Wingensesteenweg 84, 8700 Tielt, met ondernemersnummer 0546.957.462.
Wij zijn te bereiken op ons mailadres roedevantielt@outlook.be of via onze website www.roedevantielt.be
Wie lid wordt van onze vereniging krijgt automatisch ons driemaandelijks tijdschrift op het postadres toegestuurd. We hebben een regelmatige nieuwsbrief met aankondiging van onze of andere activiteiten of met toepasselijke informatie, die ofwel op het postadres van de leden wordt toegestuurd of bij opgave van het mailadres digitaal wordt bezorgd. Wij verbinden ons ertoe om de persoonsgegevens van onze leden te beschermen in navolging van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG of GDPR)
1. Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Heemkundige kring De Roede van Tielt vzw verzamelt volgende gegevens van de leden zodra het jaarlijkse lidgeld wordt overgemaakt: voornaam, familienaam, adres en (eventueel) mailadres. Wij informeren via deze privacyverklaring dat deze persoonsgegevens worden opgeslagen en dat we veronderstellen dat elk lid bij het betalen van het lidgeld, zich ondubbelzinnig en automatisch hiermee akkoord verklaart. De verstrekking van deze persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om te voldoen aan de essentie van onze werking nl. het kunnen doorsturen van ons gedrukt driemaandelijks tijdschrift, het verstrekken van informatie in onze digitale nieuwsbrief en het (eventuele) ontlenen van boeken uit onze bibliotheek en het (eventueel) ontlenen van archiefstukken uit ons documentatiecentrum
2. Doel verwerking persoonsgegevens
Het postadres wordt uitsluitend aangewend om het tijdschrift of per uitzondering een eigen activiteitsaankondiging/uitnodiging op te sturen. Het mailadres wordt uitsluitend aangewend om onze nieuwsbrieven door te sturen. Wij verbinden er ons toe dat beide adressenlijsten onder geen enkel beding aan derden worden doorgegeven.
Voor de digitale nieuwsbrief wordt gewerkt met het cloudsysteem Mailchimp als verwerker (mailadres, naam en voornaam) waarvan wij over een verwerkingsovereenkomst beschikken en een verklaring dat ook deze organisatie de Europese wet i.v.m GDPR of AVG navolgt. Er bestaat op elk moment de mogelijkheid om zich met een enkele druk op een aangegeven button onderaan de nieuwsbrief snel te laten uitschrijven voor de digitale nieuwsbrief. Opnieuw inschrijven zal dan evenwel niet meer lukken. Uw mailadres wordt dan definitief uit het bestand van onze vereniging verwijderd.
Indien u uw lidmaatschap, dat jaarlijks moet hernieuwd worden, stopzet, dan worden uw persoonsgegevens gearchiveerd in ons verenigingsarchief voor onbepaalde termijn. Dit sluit aan bij de essentie van onze werking om zoveel mogelijk zaken te archiveren. Wij maken geen gebruik van coockies
3. Inzage en correctierecht
Ieder lid heeft het recht om informatie te vragen omtrent de verwerking van zijn persoonsgegevens. Ook het recht om deze persoonsgegevens te wijzigen indien ze onjuist zijn en eventueel te laten verwijderen in het archiefbestand van onze ledenlijsten. Hiervoor kan contact opgenomen worden met onze verantwoordelijke ledenadministratie Lionel De Clerck (051/407577 of 0475531665 of lionel.declerck2@gmail.com) die instaat voor het beheer van deze ledenlijst.
In ons driemaandelijks tijdschrift publiceren wij de namen van onze steunende en beschermende leden. Ieder jaar wordt duidelijk vermeld in onze betalingsuitnodiging dat de namen en woonplaats van steunende en beschermende leden worden gepubliceerd. Het betalen van dit overeenkomstig bedrag impliceert dat betrokkene hiermee duidelijk akkoord gaat, ieder steunend en beschermend lid heeft echter de kans om die naamspublicatie uitdrukkelijk te weigeren.
Indien u meent dat uw rechten van gegevensbescherming geschonden zijn, kan u zich altijd richten tot de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (privacy commissie)
4. Beheer en beveiliging
De Roede van Tielt vzw neemt gepaste beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen tegen onder meer onverwachte vernietiging, toevallig verlies, moedwillige wijziging of ongeoorloofde toegang. We zorgen ervoor dat alle informatie in een veilige database wordt opgeslagen en stellen een verantwoordelijke aan voor het beheer van de postadressen en een verantwoordelijke voor het beheer van de mailadressen.
5. De roede van Tielt behoudt zich steeds het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De laatste versie zal altijd beschikbaar zijn op onze website www.roedevantielt.be
Deze privacyverklaring werd het laatst gewijzigd 12 oktober 2018